نظم المعلومات: تكامل البشر والعمليات والتقنية

نظم المعلومات (Information Systems/IS) هي عبارة عن مجموعة مترابطة من المكونات المستخدمة لجمع وتخزين ومعالجة ونقل البيانات والمعلومات الرقمية. وهي في جوهرها عبارة عن مجموعة من الأجهزة والبرامج والبيانات والأشخاص والعمليات التي تعمل معًا لتحويل البيانات الأولية إلى معلومات مفيدة.

غالبًا ما يستخدم الناس مصطلح “نظام المعلومات” بالتبادل مع” نظام الحاسوب”، لكن هذه الأنظمة ليست متماثلة. على الرغم من أن الأنظمة الحاسوبية هي جزء من نظم المعلومات، إلا أنها لا تشمل جميع المكونات والعمليات التي تشكل نظم المعلومات، مثل الأشخاص والعمليات. تكنولوجيا المعلومات(Information Technology/IT) هو مصطلح آخر مشابه، ولكن تكنولوجيا المعلومات تركز على الجوانب التقنية للأجهزة والبرامج التي تدعم الحوسبة. بينما تركز نظم المعلومات على كيفية استخدام الأشخاص لتكنولوجيا المعلومات والبيانات لإدارة واتخاذ القرارات داخل المؤسسة.

بالإضافة إلى اتخاذ القرار، تدعم نظم المعلومات إدارة المعرفة(Knowledge Management) والتواصل، وتسمح تكنولوجيا المعلومات بمشاركة البيانات بين الأقسام المختلفة، مما يوفر بيانات متسقة للتحليل بواسطة مجموعة متنوعة من الفرق. تدعم نظم المعلومات وظائف الأعمال المختلفة مثل المحاسبة والمالية والتسويق والموارد البشرية والعمليات وإدارة سلاسل التوريد . ويمكنه أيضًا تمكين نماذج وفرص أعمال جديدة، مثل التجارة الإلكترونية ووسائل التواصل الاجتماعي والذكاء الاصطناعي .

اقرأ أيضا: ذكاء الأعمال BI

كيف تعمل نظم المعلومات؟

تعد نظم المعلومات أداة قوية يمكنها الجمع بين العديد من الوظائف المختلفة. ومن خلال ربط مكونات النظام معًا، فإنه يمكن لأقسام تكنولوجيا المعلومات من جمع المعلومات وتخزينها ومعالجتها بطريقة فعالة وتوزيعها لمجموعة متنوعة من الأغراض. يمكن للنظام أيضًا إنتاج التقارير بتنسيقات مختلفة ولمجموعة متنوعة من الأجهزة. يمكن أن تتضمن التقارير ملفات نصية وجداول بيانات ورسومات معقدة . تعمل هذه المنصة الشاملة على تبسيط العمليات الداخلية وتسمح للشركات بالوصول إلى البيانات بسرعة ودقة.

تتضمن العمليات الأساسية التي تتبعها نظم المعلومات الخطوات التالية:

1. الإدخال(Input): يقوم النظام بجمع البيانات والمعلومات من مصادر مختلفة، مثل أجهزة الاستشعار أو لوحات المفاتيح أو الماسحات الضوئية أو قواعد البيانات.
2. المعالجة(Processing): يقوم النظام بتحويل البيانات الأولية إلى معلومات ذات معنى من خلال تطبيق عمليات مختلفة، مثل الفرز أو التصنيف أو الحساب أو التحليل أو التجميع.
3. تخزين(Storage): يقوم النظام بتخزين المعلومات المعالجة بطريقة منظمة وآمنة في قاعدة البيانات أو نظام الملفات أو التخزين السحابي .
4. الإخراج(Output): يقدم النظام المعلومات للمستخدمين بتنسيقات قابلة للاستخدام، مثل التقارير أو الرسوم البيانية أو المخططات.
5. التغذية الراجعة(Feedback): يقوم النظام بجمع التعليقات من المستخدمين وأصحاب المصلحة الآخرين لتقييم أدائه وتحسين تصميمه ووظائفه.

وتعتمد فعالية نظام المعلومات على توافقه مع أهداف المنظمة وموثوقيتها وأمانها وسهولة استخدامها.

  المكونات النموذجية لنظم المعلومات:

يتكون نظام المعلومات من مجموعة متنوعة من المكونات، بدءًا من الأجهزة المادية وحتى البرامج والبيانات، ويخدم كل مكون دورًا مهمًا في الأداء العام للنظام، وتشمل هذه المكونات التالي:

• الأشخاص(People): يلعب الأشخاص دورًا رئيسيًا في أي نظام معلوماتي، بدءًا من المسؤولين الذين يديرون النظام نفسه وحتى المستخدمين الذين يتفاعلون معه يوميًا. يجب أن يفهم المسؤولون كيفية تكوين الأجهزة والبرامج واستكشاف المشكلات وإصلاحها. وفي الوقت نفسه، يجب على المستخدمين النهائيين التعرف على الواجهات وتعلم كيفية أداء المهام داخل النظام لإنجاز العمل.
• العمليات(Processes):وهي التي تحكم كيفية عمل المكونات معًا داخل نظام المعلومات، لذلك يجب على قادة تكنولوجيا المعلومات تحديد الإجراءات لكل شيء بدءًا من إعداد حسابات مستخدمين آمنة وحتى إنشاء خطط احتياطية للطوارئ . يعد فهم كيفية توافق كل هذه القطع معًا أمرًا ضروريًا لكي يتمكن نظام المعلومات من تلبية احتياجات الشركة بشكل فعال.
• العتاد(Hardware):وهو يتمثل عادة في أجهزة الكمبيوتر والخوادم. حيث تعد أجهزة الكمبيوتر ضرورية لتزويد المستخدمين بإمكانية الوصول إلى النظام، بينما توفر الخوادم مساحة تخزين للبيانات والبرامج والتطبيقات التي يتكون منها النظام.
• الشبكات(Networks):مثل الشبكات المحلية ( LANs ) والشبكات الواسع ( WANs ) والشبكات السحابية مهمة لربط المكونات المختلفة والسماح للمستخدم بالوصول من أي مكان في المؤسسة.
• البرمجيات(Software):وهي تمثل جزءًا جوهريا من نظام المعلومات. حيث توفر أنظمة التشغيل مثل Windows أو Linux منصات أساسية للعمل، بينما تسمح قواعد البيانات للمستخدمين بتخزين واسترجاع كميات كبيرة من البيانات. قد تعمل المؤسسة على مئات من تطبيقات البرامج المختلفة، بالإضافة إلى حزم البرامج الكبيرة التي تدمج تطبيقات متعددة.
• البيانات(Data): تمثل البيانات المادة الخام التي تشتغل عليها نظم المعلومات. يتضمن ذلك البيانات المنظمة(Structured Data)المخزنة في قواعد البيانات ، بالإضافة إلى البيانات غير المنظمة(Unstructured Data) مثل المستندات النصية أو الصور أو الملفات الصوتية. يمكن للمستخدمين الوصول إلى هذه البيانات من خلال تطبيقات مختلفة داخل النظام لأغراض إعداد التقارير أو التحليل.

 مكونات نظم المعلومات

أنواع نظم المعلومات:

يمكن للشركات والمؤسسات بمختلف أنواعها تحسين عملياتها باستخدام خمسة أنواع من نظم المعلومات:

1. نظم المعلومات الإدارية(Management information systems/MIS): هي أنظمة محوسبة تقوم بجمع البيانات وتخزينها ومعالجتها وتقديمها لدعم اتخاذ القرارات الإدارية. على سبيل المثال، قد يقوم نظام المعلومات الإدارية في المستشفى بجمع بيانات حول قبول المرضى وعلاجاتهم ونتائجهم لمساعدة المسؤولين على اتخاذ قرارات بشأن تخصيص الموارد وتحسينات العملية.
2. أنظمة العمل المعرفي(Knowledge work systems/KWS): هي أنظمة تدعم العاملين في مجال المعرفة، مثل الباحثين والمحللين والاستشاريين، من خلال مساعدتهم في إنشاء التقارير والعروض التقديمية. على سبيل المثال، قد يساعد نظام العمل المعرفي الذي يستخدمه فريق التسويق في إنشاء مواد تسويقية وتحليل بيانات العملاء وتتبع الحملات التسويقية.
3. أنظمة دعم القرار(Decision support systems/DSS): وكذلك أنظمة ذكاء الأعمال(business intelligence/BI)، هي أنظمة تمنح المستخدمين القدرة على استكشاف البيانات وتحليلها للحصول على نظرة ثاقبة لأداء الأعمال. على سبيل المثال، قد يقوم النظام الذي تستخدمه سلسلة البيع بالتجزئة بجمع وتحليل البيانات المتعلقة بالتركيبة السكانية للعملاء وسلوك الشراء وأداء المبيعات لتوجيه التغييرات في إدارة المخزون والحملات التسويقية.
4. أنظمة معالجة المعاملات(Transaction processing systems/TPS): وهي تلك الأنظمة القائمة على العمليات التشغيلية التي تنتج البيانات وتستهلكها. على سبيل المثال، قد يقوم نظام معالجة المعاملات الذي يستخدمه البنك بمعالجة معاملات العملاء، مثل الودائع والسحوبات، والحفاظ على أرصدة الحسابات.
5. أنظمة المعلومات التنفيذية(Executive information systems/EIS): وهي أحد أنواع أنظمة دعم القرار، الموجهة لكبار المسؤولين التنفيذيين حيث تمكنهم أنظمة المعلومات التنفيذية من الوصول إلى معلومات عالية المستوى حول المنظمة بالإضافة إلى أدوات تحليلية في الوقت الفعلي لدعم اتخاذ القرارات الإستراتيجية. على سبيل المثال، قد يوفر نظام المعلومات التنفيذي المخصص للرئيس التنفيذي معلومات عن الأداء المالي للشركة واتجاهات السوق والمشهد التنافسي.

إن نظم المعلومات اليوم تمثل القلب النابض لكل المؤسسات، لذلك يجب الاهتمام ببنائها وتشغيلها ومتابعتها بدقة لضمان الحصول على أفضل النتائج وتحقيق الأهداف بطرق مهنية تضمن جودة المنتجات والخدمات في مختلف المجالات.